IT-beredskabsplan: Sådan arbejder I videre, når Microsoft 365 er nede

Et reservesystem er ikke en ekstra server i kælderen. Det er en aftale om, hvordan I taler sammen, får jeres mail og finder de vigtigste dokumenter, mens jeres normale system er væk.

Da Outlook og Teams var nede fra torsdag aften til fredag aften, oplyste Microsoft, at årsagen var en teknisk fejl og ikke et hackerangreb. Vi har samlet forløbet i artiklen Microsoft-nedbruddet: Hvad skete der, og hvad kan din virksomhed lære?. Den endte med tre spørgsmål, som de færreste virksomheder kunne svare på. Her er svarene, og en nødplan I selv kan udfylde.

Backup er ikke det samme som et reservesystem

Backup er en kopi af jeres data. Den redder jer, hvis noget bliver slettet, krypteret eller ødelagt. Under et nedbrud som det hos Microsoft er der ikke noget, der er slettet. Jeres mail og filer ligger der stadig, I kan bare ikke komme til dem.

Derfor har I brug for begge dele:

• Backup svarer på: Hvad gør vi, hvis data forsvinder? Den består af en kopi, der ligger adskilt fra jeres netværk. Den bruges efter et angreb, en fejl eller en sletning, og den testes ved at genskabe en fil eller en postkasse.

• Reservesystem svarer på: Hvad gør vi, mens systemet er nede? Det består af en nødkanal, en nødmail, kopier af det vigtigste og en plan. Det bruges fra det øjeblik, mail og møder ikke svarer, og det testes ved at prøve nødkanalen og nødmailen en almindelig tirsdag.

Har I kun backup, kan I få jeres data tilbage, men I kan ikke arbejde imens. Har I kun en nødplan, kan I arbejde videre, men I står uden noget at falde tilbage på, hvis data er væk.

De fem dele af et reservesystem

En mindre virksomhed behøver ikke mere end fem ting. Ingen af dem kræver en IT-afdeling.

1. En nødkanal, alle kender. En SMS-kæde eller en gruppe i en beskedapp, som ikke er afhængig af jeres mail- og mødesystem. Aftal den nu, og skriv ned, hvem der sender den første besked.

2. En nødmail. En postkasse hos en anden udbyder, som I kan skrive til kunderne fra. Endnu bedre er en mailsikkerhed, der selv gemmer indgående mail, mens jeres mailsystem er nede (se næste afsnit).

3. Telefon, der ikke hænger på Teams. Kører jeres hovednummer gennem Teams, skal der ligge en viderestilling til en mobil klar. Find ud af, hvordan den slås til, før I får brug for den.

4. De vigtigste dokumenter et andet sted. Kundeliste med telefonnumre, dagens ordrer og aftaler, leverandørliste og medarbejdernes numre. En kopi på print eller i en lokal mappe er nok.

5. En nødplan på print. To sider, der siger, hvem der bestemmer, hvordan alle får besked, og hvem I ringer til. En plan, der kun ligger i det system, der er nede, hjælper ingen.

Husk også kunderne. Beslut på forhånd, hvem der skriver til dem, og hvor: en besked på hjemmesiden, en SMS eller et opkald til dem, der venter på svar.

Hvad sker der med jeres mail, når Microsoft 365 er nede?

Uden et filter foran jeres mailsystem afhænger det af afsenderens mailserver, om en mail bliver sendt igen senere eller kommer retur. I ved ikke, hvad I gik glip af.

Med mailsikkerhed fra Trend AI foran Microsoft 365 går al indgående mail først gennem filteret, som scanner den, før den sendes videre til jeres indbakke. Det giver tre fordele under et nedbrud:

• Mailen bliver gemt. Funktionen Email Continuity holder på jeres indgående mail i 10 dage, hvis jeres mailsystem ikke svarer. Når systemet er oppe igen inden for de 10 dage, bliver mailen leveret til indbakken.

• I kan læse og svare imens. Medarbejderne får adgang til en nødpostkasse i browseren, hvor de kan læse, videresende, hente og besvare mail. Den åbner automatisk, uden at nogen skal sætte noget op under nedbruddet.

• Vi kan se, hvad der var på vej. Fordi mailen passerer filteret, kan vi bagefter se, hvilke mails der kom ind til jer under nedbruddet, og finde dem, der ikke nåede frem.

Email Continuity er ikke med i alle udgaver af mailsikkerheden. Spørg os, om den er slået til hos jer.

Udfyld jeres egen nødplan

Vi har lavet en nødplan på to sider, som I selv kan udfylde på skærmen og printe. Den spørger om det, I får brug for, når det sker:

• Hvem bestemmer, og hvem er stedfortræder?

• Hvilken nødkanal bruger vi, og hvem sender den første besked?

• Hvem ringer vi til: IT-leverandør, internet, telefoni, regnskab og hjemmeside?

• Hvad gør vi, hvis mail og møder er nede?

• Hvilke opgaver skal kunne løses uden systemerne, og hvordan?

• Hvor ligger kopien af de vigtigste dokumenter?

• Hvad gør vi, når systemerne er oppe igen?

Hent nødplanen som PDF

Print den, når den er udfyldt, og læg et eksemplar et sted, I kan nå uden mail og Teams. Giv også den ansvarlige og stedfortræderen et eksemplar med hjem.

Test planen én gang om året

En plan, der aldrig er prøvet, virker sjældent første gang. Sæt en time af én gang om året. Send en besked i nødkanalen, log ind på nødmailen, og prøv viderestillingen af telefonen. Skriv ned, hvad der ikke virkede, og ret planen.

Når et rigtigt nedbrud er slut, så vær ekstra opmærksom på mails og opkald, der henviser til nedbruddet. Svindlere bruger den slags anledninger.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en IT-beredskabsplan?

Det er en kort plan for, hvordan virksomheden arbejder videre, når et vigtigt IT-system er nede. Den siger, hvem der bestemmer, hvordan alle får besked, og hvordan de vigtigste opgaver løses imens.

Er backup af Microsoft 365 nok?

Nej. Backup giver jer data tilbage, hvis de forsvinder. Den hjælper jer ikke med at skrive til kunderne, mens Outlook er nede. Til det skal I bruge en nødkanal, en nødmail og en plan.

Mister vi mail, når Microsoft 365 er nede?

Det afhænger af jeres opsætning. Har I mailsikkerhed med Email Continuity foran Microsoft 365, bliver indgående mail gemt i 10 dage og leveret, når systemet er oppe igen.

Hvor lang tid tager det at lave en nødplan?

Selve skemaet er på to sider. Det meste ved I allerede. Det, der tager tid, er at aftale nødkanalen og finde telefonnumrene.

Kan I hjælpe os med planen?

Ja. Ring på 82 82 82 95, eller skriv til os, så gennemgår vi nødplanen sammen med jer og ser på, hvordan jeres mail, backup og telefoni kan køre videre under et nedbrud.

Denne artikel er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Hvilke krav der præcist gælder for jeres virksomhed, afhænger af sektor, størrelse og risiko.